Kansainvälisen työntekijän perehdytys vaatii usein enemmän aikaa ja suunnitelmallisuutta kuin Suomessa jo pitkään asuneen työntekijän perehdytys. Ensimmäisten kuukausien aikana työnantajalta tarvitaan tavallista enemmän ohjausta, asioiden sanoittamista ja käytännön tukea.
Huolellinen perehdytys kuitenkin maksaa itsensä takaisin. Se nopeuttaa itsenäiseen työhön siirtymistä, vähentää väärinkäsityksiä ja auttaa työntekijää kiinnittymään sekä työyhteisöön että Suomeen.
Alla on käytännön muistilista siitä, mitä kannattaa huomioida ennen työsuhteen alkua, ensimmäisinä työpäivinä ja ensimmäisen kuukauden aikana.
Ennen työsuhteen alkua – 2–4 viikkoa ennen aloitusta
- Nimeä perehdytyksestä vastaava henkilö. Yhdellä henkilöllä tulee olla kokonaisvastuu perehdytyksen etenemisestä. Muut voivat osallistua, mutta vastuun ei pidä jäädä epämääräisesti koko työyhteisölle.
- Valmistele työyhteisö uuden työntekijän tuloon. Työvuorossa olevien on hyvä tietää etukäteen, milloin uusi työntekijä aloittaa ja millainen hänen taustansa on. Näin ensimmäisestä päivästä ei tule yllätys kenellekään.
- Huolehdi työvälineet ja käyttöoikeudet valmiiksi. Työvaatteet, avaimet sekä tunnukset esimerkiksi asiakas- tai potilastietojärjestelmään, työvuorosuunnitteluun ja viestintävälineisiin kannattaa järjestää ennen ensimmäistä työpäivää. Ensimmäisen päivän ei pitäisi kulua käyttöoikeuksia odotellessa.
- Varmista asuminen ja työmatka. Tietääkö työntekijä, missä hän asuu, miten hän pääsee työpaikalle ja miten paikallinen joukkoliikenne toimii? Pieni käytännön tarkistus ennen aloitusta voi ehkäistä paljon epävarmuutta ensimmäisten viikkojen aikana.
- Tarkista tarvittavat viranomais- ja palkkahallinnon asiat. Varmista hyvissä ajoin esimerkiksi työnteko-oikeus, verotukseen liittyvät tiedot ja palkanmaksua varten tarvittava pankkitili. Mitä aikaisemmin mahdolliset puutteet huomataan, sitä helpompi ne on ratkaista.
Ensimmäinen työpäivä
- Aloita rauhallisesti. Ensimmäisen päivän ei tarvitse olla täysi normaali työvuoro. Varaa riittävästi aikaa tiloihin, työyhteisöön, työvälineisiin ja perusrutiineihin tutustumiseen.
- Kierrä työympäristö yhdessä. Näytä konkreettisesti esimerkiksi pukuhuone, taukotila, pesutilat, apuvälinevarasto ja lääkkeisiin liittyvät tilat. Samalla työntekijä oppii työssä tarvittavaa sanastoa oikeassa ympäristössä.
- Esittele työtoverit selkeästi. Nimet ja roolit on helpompi oppia vähitellen kuin suuren ryhmäesittelyn aikana. Ensimmäisten päivien aikana nimet kannattaa myös toistaa.
- Käy turvallisuus- ja hätätilanteet heti läpi. Työntekijän pitää tietää, miten apua hälytetään, miten toimitaan hätätilanteessa ja mistä keskeiset turvallisuusvälineet löytyvät. Näitä asioita ei pidä jättää myöhempään perehdytykseen.
- Varaa aikaa työparin kanssa työskentelyyn. Ensimmäisten viikkojen aikana uuden työntekijän kannattaa työskennellä kokeneemman työntekijän rinnalla aina, kun se työn luonteen kannalta on mahdollista. Vastuun määrää lisätään asteittain osaamisen ja kielitaidon kehittyessä.
Ensimmäinen kuukausi
- Pidä lyhyt palautekeskustelu joka viikko. Jo 15 minuuttia riittää. Käykää läpi, mikä on sujunut hyvin, missä työntekijä tarvitsee vielä tukea ja mitä hänen olisi hyvä opetella seuraavaksi. Keskustelun tarkoitus on tukea oppimista, ei arvioida työntekijää jatkuvasti.
- Käytä selkeää kieltä myös kirjallisissa ohjeissa. Monimutkaiset ohjeet, pitkät tiedotteet ja lyhenteitä täynnä olevat viestit ovat vaikeita myös monelle suomalaiselle työntekijälle. Selkeästi kirjoitetut ohjeet hyödyttävät koko työyhteisöä.
- Huomioi kulttuurierot työyhteisössä. Suomalainen työelämä voi tuntua uudelle työntekijälle poikkeuksellisen suoralta, itsenäiseltä ja vähäsanaiselta. Esimerkiksi lyhyt palaute ei välttämättä tarkoita tyytymättömyyttä. Toisaalta työntekijän vastaus ”kaikki hyvin” ei aina tarkoita, ettei hän tarvitsisi apua. Siksi kannattaa esittää myös tarkentavia kysymyksiä.
- Tue suomen kielen käyttöä työssä. Aluksi kannattaa puhua selkeästi, käyttää tavallista sanastoa ja tarvittaessa toistaa asia toisella tavalla. Tavoitteena ei kuitenkaan ole jäädä pysyvästi käyttämään yksinkertaistettua kieltä, vaan antaa työntekijälle mahdollisuus kehittyä vähitellen normaalissa työympäristössä. Englantiin ei kannata siirtyä automaattisesti aina, kun keskustelu hidastuu.
- Kysy myös arjen sujumisesta. Uudessa maassa työn aloittamiseen liittyy usein paljon muutakin kuin itse työ: viranomaisasioita, terveydenhuoltoa, pankkiasioita, lasten päivähoitoa tai koulua ja muita käytännön kysymyksiä. Työnantajan ei tarvitse hoitaa kaikkea työntekijän puolesta, mutta oikeaan paikkaan ohjaaminen voi helpottaa työelämään asettumista huomattavasti.
Perehdytyksen jälkeen – mitä kannattaa seurata?
Perehdytys ei pääty ensimmäiseen kuukauteen. Työntekijän kehittymistä kannattaa seurata säännöllisesti myös ensimmäisen puolen vuoden aikana.
Arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi sitä,
- onko työntekijä päässyt osaksi työyhteisöä
- hallitseeko hän työtehtävänsä riittävän itsenäisesti
- ymmärtääkö hän asiakkaiden tai potilaiden tarpeita ja pystyykö toimimaan niiden mukaisesti
- sujuuko kirjaaminen vaaditulla tasolla
- kehittyvätkö ammatillinen osaaminen ja työssä tarvittava suomen kieli.
Kun perehdytys on toteutettu hyvin ja työntekijä kokee saavansa työyhteisöltä tukea, myös mahdollisuudet pitkäaikaiseen työsuhteeseen paranevat.
HSS:n aikaisemmissa rekrytoinneissa työntekijöiden pysyvyys ensimmäisessä työpaikassa on ollut erittäin korkea. Kokemuksemme mukaan yksi keskeisistä syistä on se, että työntekijän tuki ei pääty Suomeen saapumiseen, vaan jatkuu myös työsuhteen alkuvaiheessa.
Yleisimmät perehdytyksen virheet
- Perehdytysvastuu jaetaan kaikille. Kun ”kaikki auttavat”, kokonaisvastuu jää helposti kenellekään. Nimeä yksi perehdytyksestä vastaava henkilö.
- Itsenäistä työskentelyä odotetaan liian nopeasti. Alussa työparin kanssa käytetty aika voi tuntua ylimääräiseltä resurssilta, mutta yleensä se nopeuttaa turvalliseen ja itsenäiseen työskentelyyn siirtymistä.
- Englantiin vaihdetaan liian helposti. Se voi helpottaa yksittäistä keskustelua, mutta samalla työntekijältä jää käyttämättä tärkeä mahdollisuus oppia työssä tarvittavaa suomea. Puhu mieluummin selkeämmin ja toista tarvittaessa.
- Oletetaan, että työntekijä kysyy aina, jos ei ymmärrä. Näin ei välttämättä ole. Joissakin työkulttuureissa esimieheltä kysyminen tai tämän ohjeiden kyseenalaistaminen voi tuntua vaikealta. Pelkän ”ymmärsitkö?”-kysymyksen sijaan kannattaa pyytää työntekijää kertomaan omin sanoin, miten hän aikoo toimia.
Hyvin toteutettu perehdytys ei ole vain uuden työntekijän tukemista. Se helpottaa koko työyhteisön arkea, nopeuttaa työntekijän itsenäistymistä ja vähentää tilanteita, joissa asioita joudutaan myöhemmin korjaamaan kiireessä.
Jos haluatte kehittää kansainvälisten työntekijöiden perehdytystä omassa organisaatiossanne tai kaipaatte käytännön vinkkejä, ottakaa yhteyttä. Jaamme mielellämme HSS:n työntekijöiltä, opiskelijoilta ja työnantajilta kertyneitä kokemuksia.